Si vienes de otro programa, no empiezas de cero: en Clientes → Importar subes la lista de clientes que exportes de ahí y el asistente los reconocerá por su nombre desde el primer WhatsApp. También puedes traer las citas que ya tenías apuntadas.
Importante: importar no manda ningún mensaje a tus clientes. Más abajo te contamos cómo avisarles del cambio sin que te cueste nada.
Qué necesitas
Un fichero CSV con una fila por cliente y la primera línea con los títulos de las columnas. Casi todos los programas lo exportan:
- Booksy: en Booksy Biz, Clientes → Exportar a CSV. Si no te sale esa opción, pídeselo al soporte de Booksy desde el chat de ayuda: te mandan la lista de clientes (y, si lo pides, las citas futuras) en CSV.
- Fresha: Clientes → Lista de clientes → Opciones → exportar en CSV. Las citas, aparte: Ventas → Citas, elige las fechas y Exportar → CSV.
- Yeasy, Treatwell y otros: mira en su sección de clientes si hay Exportar; si no, pídeselo a su soporte.
- Otros programas o una hoja de Excel: guarda la hoja como CSV (delimitado por comas). Si no tienes nada, descarga nuestra plantilla desde la ventana de importar y rellénala.
Da igual el idioma de las columnas o el orden: el panel reconoce Teléfono, Nombre, Apellidos, Última visita y Notas (y sus nombres en inglés), y antes de importar te deja corregir cualquier columna.
Cómo se importa
- Ve a Clientes y pulsa Importar (solo lo ve el dueño de la cuenta).
- Elige el fichero o arrástralo a la ventana.
- Comprueba las columnas: a cada dato le corresponde una columna del fichero. El teléfono es el único obligatorio.
- Mira la vista previa y el recuento: cuántos se van a importar, cuántos están repetidos y qué filas se saltan (sin teléfono o con un teléfono que no vale).
- Pulsa Importar.
- Un número de 9 cifras se entiende como español; para otros países, con prefijo.
- Si un cliente ya estaba en tu lista, no se pisa nada: solo se completa lo que le faltaba (nombre, nota o última visita).
- Las notas van a la nota del cliente, que el asistente lee en cada mensaje. Si en el otro programa apuntabas cosas que la IA no debe usar, quítalas del fichero antes.
- La última visita sale en la lista de Clientes hasta que el cliente tenga citas aquí.
Traer también las citas que ya tenías
Si exportas las citas de los próximos días (fecha, hora, cliente, servicio y barbero), súbelas igual: el panel ve que es un fichero de citas y las crea en tu agenda, una a una, con las mismas reglas que si las apuntaras tú.
- Solo se importan las que aún no han pasado.
- El servicio se busca en tu catálogo; si no coincide con ninguno, va el servicio por defecto y el nombre original queda en las notas de la cita.
- El barbero, por su nombre; si no coincide, se asigna solo.
- Una cita que se solape con otra que ya tienes, o con una hora que no cuadra con tu agenda (por ejemplo, 10:20 con casillas de media hora), no se crea y te lo dice fila a fila.
- No se avisa al cliente. Si tienes los recordatorios activados, le llegará el suyo a su hora, como con cualquier otra cita. Para muchos clientes ese recordatorio será el primer mensaje de tu asistente, y es la forma más natural de conocerlo.
Cómo avisar a tus clientes del cambio (gratis)
No hace falta escribirles a todos. Un mensaje a cada cliente importado iría como plantilla de marketing (unos 6 céntimos cada uno) y, lo que es peor, mil mensajes que nadie espera traen bloqueos que bajan la calidad de tu número en Meta justo cuando empiezas. Mira Lo que cobra Meta.
Estas vías no cuestan nada:
- Tu número de siempre. Si conectaste el WhatsApp Business en el que ya te escribían, tus clientes siguen escribiendo ahí y el asistente contesta desde ya. No hay nada que avisar. Mira Tu app WhatsApp Business y el asistente.
- Un estado de WhatsApp desde tu app: «Ahora reservas por aquí, escríbeme cuando quieras». Lo ven todos tus contactos y es gratis.
- El cartel con el QR en el mostrador, el botón de WhatsApp en tu perfil de Instagram y tu WhatsApp en tu ficha de Google. Mira Cambiarte a ReservAI.
- A quien tú quieras, a mano. Escribe a un cliente concreto desde tu app WhatsApp Business: es gratis. Para tus 30 o 40 mejores clientes compensa; para toda la lista, no.
Preguntas rápidas
- ¿Puedo importar varias veces? Sí. Los que ya estaban se completan, no se duplican.
- ¿Y si me equivoco de columna? Cambia la columna en el paso 3 antes de pulsar Importar. Si ya lo has importado, un cliente concreto se borra desde su ficha; para deshacer una importación entera, escríbenos.
- ¿Se importan el gasto o las visitas de antes? No, solo la fecha de la última visita. Las estadísticas empiezan con tus citas en ReservAI.
- ¿Tiene límite? Hasta 20.000 filas por fichero. Si tienes más, divídelo.